会議の機能とは何か？

前々から思っていた。会議のもつ機能とはなんであるか？と。メールと電話さえあれば物事は全て完結すると自分は思っていたからだ。解らないことがあれば、電話をして聞き、更にそれを確実に確認したいのであれば電話後にメールをして、電話の内容について齟齬がないかを返信を貰う。これで完結する。勿論メールと電話が逆になってもいい。もし自分では解らないとか決められないと言われても、エスカレしてといえば、終わるし、やはりメールと電話で全ては完結する。と思っていた。だがやはり会議の持つ機能について最近ようやく解った気がする。会議の力とか言ってしまうと、感情や精神論に行きそうなので、敢えてそうは言わない。文字や声以外にあるものを使って伝えることができて、それが声や文字よりも重要なのだとも言いたくない。また、「対面に比べて電話やメールで言いたいことが半分も伝わらない。だから対面コミュニケーションが必須！」というような学術的一般論を持ち出して会議を肯定するのも嫌だ。さて引っ張ってしまったが、会議の持つ機能とは何か？それは3つある。1つ目は、出席者の意識としてちゃんと時間内に収束させたい着地させたいという気持ちにさせること。もちろん初めから撹乱させたいという人も居るがそういう人は会議に呼ばれないから気にしない。2つ目は、時間内に決めることが会議のゴールであると皆に共通認識があること。3つ目は決めた事に対して出席者全員が責任を持つ状態になれるということ。よって限られた時間内に物事を前に進めるためには会議はやはりとても有効である。だが逆に論点が絞られてない会議を闇雲に開かれると皆が疲弊する。そう言った意味ではちゃんとした準備が必要だし、その場で成功と失敗が解るということでは、会議はやはりハイリスク・ハイリターンな手段なんだろう。もちろん電話や会議に比べてということだけど。